E-Fatura Zorunluluğu, Başvuru Süreci, Maliyetler, Portal Seçimi ve Kullanım Detayları

Türkiye’de işletmelerin büyük bölümü artık e-Fatura ve e-Arşiv sistemine geçmiştir.
Hem vergi düzenlemeleri hem de kurumsal süreçlerde kolaylık sağladığı için devlet tarafından zorunlu hale getirilen bir sistemdir.

Bu rehber, 2025 yılı itibarıyla e-Fatura ve e-Arşiv süreçlerini tüm detaylarıyla açıklar.

1) E-Fatura ve E-Arşiv Nedir? Farkları Nelerdir?

E-Fatura Nedir?

İki şirket arasında (B2B) dijital ortamda gönderilen elektronik faturadır.
Kağıt faktura ile aynı hukuki geçerliliğe sahiptir ancak GİB sistemi üzerinden iletilir.

E-Arşiv Nedir?

Şirket → Şahıs veya şirket → son kullanıcı (B2C) işlemlerinde kullanılan dijital faturadır.
E-ticarette zorunludur.

Kısa özet:

• Şirket → Şirket: E-Fatura

• Şirket → Bireysel müşteri: E-Arşiv

2) E-Fatura Zorunluluğu Kimler İçin Geçerlidir? (2025)

2025 itibarıyla aşağıdakiler zorunlu olarak e-Fatura’ya geçmek zorundadır:

• Yıllık cirosu 3 milyon TL ve üzeri olan tüm işletmeler

• E-ticaret yapanlar

• Komisyoncu / galericiler

• Yemek, kargo, hizmet platformları

• E-İrsaliye kapsamına girenler

Ancak ciro düşük olsa bile gönüllü geçiş yapılabilir.
Senin faaliyet alanın (hosting, yazılım, dijital hizmet) zaten e-Fatura ile uyumludur.

3) E-Fatura Başvurusu Nasıl Yapılır?

Adım 1: Mali Mühür veya e-İmza Almak

• Tüzel kişiler (Limited, AŞ) → Mali mühür zorunlu

• Şahıs şirketi → e-İmza yeterlidir

Adım 2: GİB Portal Başvurusu

Gelir İdaresi Başkanlığı portalı üzerinden e-Fatura başvurusu yapılır.

Adım 3: Özel Entegratör Seçimi (Opsiyonel ama en mantıklı)

Örneğin:

• Paraşüt

• KolayBi

• Mikro

• Uyumsoft

• Logo

Bu firmalar:

• Arayüz sunar

• Otomatik fatura oluşturma sağlar

• Arşivleme yapar

• API entegrasyonu sunar

Adım 4: Aktivasyon

1–3 gün içinde sistem kullanıma açılır.

4) E-Fatura Sistemi Nasıl Kullanılır?

E-fatura süreci şu şekilde işler:

1. Fatura özel entegratör üzerinden hazırlanır

2. GİB sistemine gönderilir

3. Alıcı GİB üzerinden faturayı kabul eder

4. Fatura iptal / iade süreçleri dijitalleşir

E-Arşiv faturalar ise anında mail olarak gönderilir ve dijital olarak saklanır.

5) 2025 E-Fatura ve E-Arşiv Maliyetleri

Devlete ödenen ekstra bir vergi yoktur.

6) E-Faturanın Avantajları

• Kağıt ve arşivleme maliyeti yok

• Kaybolma riski yok

• Muhasebe süreçleri hızlanır

• İade ve iptal kolaylaşır

• Denetimlerde tüm faturalar dijital olarak bulunur

• Kurumsal firmalar sadece e-Fatura kabul eder

7) E-Fatura mı, Özel Entegratör mü Daha Mantıklı?

Sonuç:

İş hacmi olan her işletme için özel entegratör şarttır.

8) E-İrsaliye Zorunluluğu (Kısaca)

Mal taşımacılığı yapan işletmeler için e-İrsaliye zorunludur.

Hosting, yazılım ve hizmet işletmeleri için geçerli değildir.

9) Sık Yapılan Hatalar

• Yanlış KDV oranı kullanmak

• Şahıs şirketinde mali mühür almak (gereksiz)

• Faturayı düzenleyip göndermeyi unutmak

• Entegratör değiştirirken veri aktarımı yapmamak

• İade faturasını zamanında kesmemek

10) Sonuç

E-Fatura ve E-Arşiv sistemi 2025 itibarıyla işletmelerin hem yasal hem de operasyonel süreçlerinde zorunlu hale gelmiştir.

Doğru entegratör ile:

• Hızlı fatura kesilir

• Denetim süreçleri kolaylaşır

• Vergisel uyumluluk sağlanır

• Profesyonel şirket imajı güçlenir

E-fatura kullanmayan işletmeler rekabette geride kalır.